Tylko na pisemny wniosek pracownika udzielany jest urlop bezpłatny. Z inicjatywą jego wykorzystania nie może występować pracodawca (ani działający w jego imieniu przełożony), ale jednocześnie firma, poza ustawowymi wyjątkami, nie musi się na taki urlop zgodzić. Zanim jednak wypisze się wniosek o „bezpłatny” warto pamiętać o jego licznych wadach.

Przede wszystkim branie urlopów bezpłatnych oznacza nie tylko niższą wypłatę – obniżaną proporcjonalnie w stosunku do liczby dni roboczych w danym miesiącu, przykładowo w grudniu 2012 jest to 1/19 (ponad 5 proc.) stawki miesięcznej za każdy dzień „bezpłatnego” – ale także mniejszą przyszłą emeryturę i bez tego najprawdopodobniej niewysoką. Urlop bezpłatny nie jest bowiem okresem składkowym. Pracodawca nie opłaca w jego czasie składek na ubezpieczenia społeczne i dla ZUS jest to po prostu przerwa w zatrudnieniu. Słowem za każdy dzień „bezpłatnego” dwa razy płaci się z własnej kieszeni.

Co więcej jeśli pracownik choruje podczas urlopu bezpłatnego i otrzyma zwolnienie lekarskie, nie przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe ani zasiłek chorobowy. Zwolnienie lekarskie nie przerywa urlopu bezpłatnego, ani nie przedłuża okresu tego urlopu.

Urlop bezpłatny stanowi również przerwę w ubezpieczeniu zdrowotnym, a tym samym jeśli trwa ponad 30 dni pracownik na „bezpłatnym” przestaje być ubezpieczony i musi płacić z własnej kieszeni za leczenie. Chyba, że zostanie zgłoszony do ubezpieczenia przez pracującego (bądź będącego na emeryturze) członka rodziny. Natomiast, jeżeli osoba przebywająca na urlopie bezpłatnym wcześniej sama zgłosiła do ubezpieczenia zdrowotnego kogoś ze swojej rodziny (np. dzieci lub niepracującego małżonka), to również one po upływie 30 dni od daty rozpoczęcia urlopu tracą prawo do opieki finansowanej przez NFZ.

Fakt, że urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresów składkowych i nieskładkowych może mieć znaczenie przy nabyciu prawa do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, które zależą od posiadania wskazanych w tej ustawie minimalnych okresów składkowych i nieskładkowych. Natomiast w razie śmierci pracownika podczas urlopu bezpłatnego jego rodzinie przysługuje prawo do kodeksowej odprawy pośmiertnej.
Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się również do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. To powoduje, że jeśli pracownik korzystał z „bezpłatnego” to będzie miał krótszy okres wypowiedzenia lub niższą odprawę pieniężną. Uprawnienia te wiążą się z długością zakładowego stażu pracy, do którego nie wlicza się urlopu bezpłatnego. W tym okresie nie nabywa się też uprawnień do innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, np. do nagrody jubileuszowej.

Nie wolno także zapominać, że długi – od 30 dni wzwyż – urlop bezpłatny automatycznie oznacza krótszy, płatny urlop wypoczynkowy. Ten bowiem ulega bowiem obniżeniu o 1/12 za każdy miesiąc niewykonywania pracy w trakcie przebywania na urlopie bezpłatnym.

Jak widać minusów „bezpłatnego” jest całkiem sporo i to odczuwalnych finansowo. Jednak na pytanie czy warto brać urlopy bezpłatne każdy musi już odpowiedzieć sobie sam.